L’usage premier de TOP CONGES est la planification et la gestion efficace des congés en réseau.
Il est donc fréquemment utilisé en complément d’un processus papier (ou email) de suivi des demandes de congés des salariés. C’est dans ce cadre qu’il nous a déjà été demandé de permettre l’envoi de confirmation de saisie, ou de récapitulatif de droits par email.
Nous avons donc introduit 2 systèmes de d’envoi d’email (manuel) au salarié :
- le premier pour envoyer une confirmation de la saisie d’un congé
- le deuxième pour permettre l’envoi d’une fiche de situation
Voici comment les utiliser :
Etape 1 – Renseigner les adresses courriel
Editez tout d’abord la fiche salarié et renseignez le nouveau champ “Adresse mail”
menu Gestion – Tables – Salariés
Etape 2 – Personnalisez le texte des email qui seront générés
menu Fichier – Paramètres – Notifications email
Pour la notification de situation, il s’agit d’un simple message (et son titre) qui accompagnera la fiche de situation en pièce jointe du message.
La notification d’un congé sera elle beaucoup plus adaptable. L’utilisation de champs de fusion vous permettra d’indiquer dans le corps du message des informations précises sur le congé validé (NOM, PRENOM, NATURE, DATE, DUREE, SOLDE, INFO).
Etape 3 – Notification d’un congéValidez simplement votre congé en cochant si besoin la case d’option “notifier par email”.
Remarque : vous pouvez activer cette case par défaut pour certains Types d’absences
menu Tables – Absences & Autres – option “notifier par email”
Le message généré est visible dans votre client mail par défaut (Outlook, Thunderbird, Windows Mail…).
Il est personnalisé avec les informations du congé et prêt à être envoyé.
Etape 3bis – Envoi d’une situation
Les utilisateurs de statut Administrateur et Gestionnaire peuvent utiliser le bouton “Envoyer” pour transmettre facilement la fiche de Situation d’un salarié (droits, soldes et historique).
Conclusion
TOP CONGES vous apporte avec ces nouvelles options un moyen de réponse rapide aux demandes d’informations de vos salariés, même s’ils n’ont pas accès à l’application.
Mise à jour 04/2014
TOP CONGES [édition Professionnelle] inclus une option supplémentaire vous permettant d’envoyer les messages de façon transparente via l’application serveur (SMTP).
