Il est important de comprendre tout d’abord, que les droits à congés (ou compteurs) sont gérés par année et sous forme d’historique.
- Par année :
Il est inutile de créer un compteur à chaque changement d’année, une seule ligne suffit.
Les droits associés à chaque “année de droit” sont stockés de façon distincte, sans possibilité de mélange. - En historique :
Dans le module de gestion des droits, vous avez la possibilité de saisir autant de lignes que vous le souhaitez. Les droits portant sur la même année et le même type sont automatiquement cumulés, et produisent un seul total acquis dans la fiche Situation.
Utilisez cette possibilité pour séparer les attributions et les documenter individuellement. Cela améliorera la traçabilité de votre gestion.
Année de référence
L’année de référence proposée par défaut à la saisie d’un congé est paramétrable dans menu Fichier > Paramètres > Congés > rubrique “début de période de congés”
Il s’agit plus précisément de la date de changement de période de congés.
La modification de l’année permet de décaler les 3 années de droits visibles dans le module Situation, et de se voir proposer automatiquement cette année de droit lors de la saisie d’un congé.
NB: il ne s’agit pas d’une “ouverture” de droits, ce paramétrage n’a aucune incidence sur les données enregistrées.
Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez choisir d’indiquer la période plutôt que l’année dans les droits et les historiques de congés :
menu Fichier > Paramètres > Personnalisations > options “Format d’année N/N+1”
Attribution de droits à un salarié
Pour attribuer des droits à un collaborateur, sélectionnez-le dans le module Gestion > Droits puis utilisez le bouton “Nouveau” pour lui attribuer des jours (ou heures en fonction de l’unité de durée définie pour l’absence).
Lors de cette attribution, soyez particulièrement attentif à :
- l’année (de droit) qui permet la séparation des compteurs annuels
- la date d’acquisition qui doit être échue pour que le droit soit pris en compte dans le calcul du solde disponible à la date de début du congé.
NB : Si un Type de congé n’apparaît pas dans cette liste, c’est que l’option “avec droits” n’a pas été cochée dans la définition de ce congé module Tables > Absences & autres
L’option “négatif” autorise la saisie de droits correctifs qui vont se déduire du solde.
Ci-dessous l’illustration d’un droit négatif pour corriger les droits initiaux.
Les deux lignes de même type et de même année sont additionnées pour constituer le droit acquis affiché dans la Situation.
Attribution de droits groupée
Dans le module Gestion > Droits vous pouvez aussi utiliser le bouton “&” (attribuer à tous) pour attribuer en une seule saisie un même volume de droits à tous les salariés du service ou de l’entreprise.
Dans ce cas, la fenêtre de saisie indiquera “(Pour toute la sélection)“, et vous demandera une confirmation.
La ligne sera générée pour chaque salarié, et portera la mention “[groupé]” pour signaler son caractère global.
En cas de mauvaise manipulation, si vous souhaitez annuler cette action, éditez l’une de ces lignes (pour l’un des salariés concernés).Le bouton “Supprimer tout” effectuera la suppression de l’ensemble des lignes de droits issues de la saisie groupée.
