Le Droit Individuel à la Formation (DIF) a été institué en France par la loi du 04 mai 2004 sur la formation professionnelle tout au long de la vie. Il permet à tout salarié justifiant d’un an d’ancienneté dans l’entreprise, de cumuler des crédits d’heures de formation dans la limite de 20 heures par an et 120 heures au total (soit 6 ans).
L’impératif d’une gestion précise de ce compteur devient d’autant plus importante, que depuis 2012 la plupart des salariés en CDI ont atteint leur plafond, et souhaitent pouvoir utiliser leur crédit.
Au-delà de la simple attribution d’un volume annuel aux salariés, GECO MANAGER inclus un module Calcul des droits DIFprenant en compte la date d’entrée du salarié, son contrat et son temps de travail. Plus encore, vous pouvez adapter le paramétrage en fonction des particularités de votre Convention Collective en termes de plafond, de droits annuels, d’ancienneté requise…
Etape 1 – Création du compteur DIF
Créer tout d’abord un compteur dédié à la gestion du DIF tel qu’illustré ci-dessous.
menu Gestion – Tables diverses – Compteurs
L’option droits et soldes étant activée, il est nécessaire d’indiquer que ce compteur sera crédité par le module de “Calcul des droits DIF” (autrement ce module ne sera pas fonctionnel). La durée de la journée standard doit par ailleurs être précisée, soit 420mn (7h) pour 35h hebdomadaires.
Etape 2 – Définition du barème
menu Administration – Paramètres généraux – Calculs de droits
Le barème d’attribution des droits annuels dépend du temps de travail du salarié (temps plein/temps partiel).
La mention % indique la simple application du prorata. Mais comme dans l’exemple ci-dessous, votre Convention Collective peut être plus favorable et attribuer le même droit aux salariés à 80%.
La durée légale de travail permet l’application d’un prorata temporis pour les salariés arrivés ou partis en cours d’année.
Le plafond de cumul est susceptible de modification si votre convention le prévoit, les droits proratisés étant généralement arrondis à l’heure supérieure.
Enfin la date de début de décompte permet de prendre en compte des cas particuliers.
Etape 3 – Paramétrage du contrat de travail
menu Gestion – Tables diverses – Contrats
Vous devez activer la gestion du DIF pour chaque type de contrat, et préciser le cas échéant l’ancienneté minimale requise.
Etape 4 – Calcul des droits et application
menu Gestion – Droits – calcul du DIF
Ce module vous affiche tout d’abord sur la gauche le barème d’attribution des droits au prorata du temps de travail. Dans notre cas, le volume d’heures attribué est le même à partir de 80%.
Puis le tableau principal récapitule, pour chaque salarié :
– les droits actuels (réels) disponibles au 1er janvier de l’année en cours.
– le total des droits calculés (théoriques)
– puis pour chaque année depuis la mise en place :
– les droits acquis sur la base du barème et des périodes de présence du salarié
– les droits manuels (+) éventuellement attribués par le gestionnaire à l’entrée dans l’entreprise
– les droits déduits (-) suite à la prise de congés DIF
– pour la dernière année (année courante) les droits acquis sont indiqués entre parenthèses au prorata de la date, et non pris en compte pour le calcul.
Il faut bien noter que ce module est une aide à la gestion des droits DIF et non un compteur automatique.
Les droits actuels (réellement disponibles) ne sont mis à jour que suite à la génération des droits calculés.
C’est la fonction du bouton Appliquer :
– dans un premier temps les droits DIF existants sont Effacés
– puis ils sont à nouveau générés pour chaque année
Ceci afin de garantir la prise en compte de modifications éventuelles dans les historiques de congés ou d’affectations.
Ce module vous affiche tout d’abord sur la gauche le barème d’attribution des droits au prorata du temps de travail. Dans notre cas, le volume d’heures attribué est le même à partir de 80%.
Puis le tableau principal récapitule, pour chaque salarié :
– les droits actuels (réels) disponibles au 1er janvier de l’année en cours.
– le total des droits calculés (théoriques)
– puis pour chaque année depuis la mise en place :
– les droits acquis sur la base du barème et des périodes de présence du salarié
– les droits manuels (+) éventuellement attribués par le gestionnaire à l’entrée dans l’entreprise
– les droits déduits (-) suite à la prise de congés DIF
– pour la dernière année (année courante) les droits acquis sont indiqués entre parenthèses au prorata de la date, et non pris en compte pour le calcul.
Il faut bien noter que ce module est une aide à la gestion des droits DIF et non un compteur automatique.
Les droits actuels (réellement disponibles) ne sont mis à jour que suite à la génération des droits calculés.
C’est la fonction du bouton Appliquer :
– dans un premier temps les droits DIF existants sont Effacés
– puis ils sont à nouveau générés pour chaque année
Ceci afin de garantir la prise en compte de modifications éventuelles dans les historiques de congés ou d’affectations.
Etape 5 – Ajustement manuel de droits DIF
La portabilité éventuelle du DIF suite à une embauche ou un départ nécessite, outre le calcul standard, la possibilité d’ajuster les volumes. C’est la raison pour laquelle les droits générés par le module sont de type “automatique” et apparaissent avec une petite mention “dif” dans le module
menu Gestion – Compteurs individuels
Pour la saisie d’un droit DIF manuel, assurez-vous simplement de ne pas cocher la case droit DIF automatique.
Etape 6 – Consultation des droits par le salarié
Cette gestion détaillée par année et historisée permet de diffuser une information transparente aux salariés.
dans le module Mon équipe – Droits à congés
Vous avez par ailleurs la possibilité d’afficher le solde des droits DIF dans l’un des cadres d’information du module Mon équipe – Fiche individuelle en utilisant la variable $DRT_SOLDE(DIF) dans le menu de configuration (Administration – Profils individuels)
N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire.
